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Como cadastrar as portarias?

Se você chegou a esta documentação foi porque acessou o endereço http://gestaoproen.ifce.edu.br, logou-se com as credenciais recebidas e selecionou o projeto "Portarias IFCE" no canto superior direito da tela, conforme ilustrado na imagem a seguir.

1. Cadastrar e editar portarias

Após acessar o projeto, selecione a aba "Itens" para visualizar todas as portarias cadastradas. Cabe ressaltar que alguns relatórios já se encontram consolidados no lado direito da ferramenta e os usuários podem criar seus próprios relatórios personalizados utilizando os filtros disponíveis. A localização dos relatórios disponíveis estão ilustrados na figura a seguir.

2. Usando relatórios

O relatório "1. Portarias (Docentes)", por exemplo, permite a visualização de todas portarias vinculadas a docentes, organizadas por campus. É importante frisar que a partir do canto inferior da tela é possível exportar os relatórios das atividades em pdf ou csv (para abrir no Excel, por exemplo).

3. Criando novos cadastros de portarias

Para registrar novas portarias no sistema é preciso executar, em ordem, as seguintes ações:
  1. clicar na aba "Itens"
  2. clicar no caractere "+"
  3. selecionar "Novo Item" na lista suspensa

Ao fazer isso, aparece uma tela para que se insira os dados associado à nova portaria que está sendo cadastrada.

A seguir, descreve-se o que deve constar em cada campo a ser preenchido:

  • Título: neste campo deve ser colocado o nome completo da portaria sendo cadastrada, obedecendo o padrão a seguir:

Portaria No. 163/GDG, de 12 de Dezembro de 2017

  • Situação: não alterar * Prioridade: não alterar * Categoria: A categoria indica a pontuação que o docente receberá ao cadastra-se esta portaria. As categorias de portaria são as disponíveis na lista a seguir: ** Colegiado de Curso ** Comissão PAD ** Comissão PPC (Local) ** Comissão PPE (Local) ** Comissão PPI (Local) ** Coordenação de Curso ** Coordenação de Ensino ** CPA (Geral) ** CPA (Local) ** CPPD (Geral) ** CPPD (Local) ** Fiscalização de Contrato ** N.D.E. ** Responsável por Laboratório ** Responsável por Setor * Data de publicação: Data da portaria conforme informado no título. * Ano de publicação: ano da portaria (necessário para facilitar as buscas na ferramenta) * Campus: campus responsável pela publicação da portaria. * Servidor - Nome: Nome completo do servidor conforme consta na portaria. Quando a portaria apresenta mais de um nome de servidor, devem ser criados itens diferentes para cada nome constante da portaria. * Servidor - SIAPE: Número do SIAPE do servidor conforme consta na portaria (este campo é fundamental para o cruzamento dos dados no projeto da CH Docente). * Data Prevista: data prevista para fim da vigência da portaria * Função: o papel desempenhado pelo servidor na comissão que está sendo criada. Opções disponíveis: ** Presidente ** Membro ** Membro Único ** Suplente * Tipo do servidor: se o servidor é DOCENTE ou TAE

No momento do cadastro ou a qualquer tempo, é fundamental que o pdf da portaria seja anexado ao item.

Após inserir todos os campos supracitados, clica-se no botão "Criar" para inserir esta portaria.

4. Atualizar portarias cadastradas

Sempre que se cadastrar uma portaria alterando uma existente é preciso também voltar na existente, atualizar os itens alterados e anexar a portaria que resultou nesta ação.

Para atualizar as portarias é preciso:

  1. buscar a portaria existente
  2. clicar na aba "editar"
  3. atualizar o valor do campo "data prevista"
  4. anexar a portaria da atualização

Exemplos de situações:

  • Portaria de dispensa FCC ou FG do servidor que foi nomeado com portaria já cadastrada no sistema gestão proen. Para atualizar deverá buscar a portaria da nomeação, clicar em "editar", registrar no campo “data prevista” o fim da vigência da portaria e anexar a portaria de dispensa.
  • Portaria prorrogando o prazo de outra existente. É necessário buscar a portaria já cadastrada e alterar o campo “data prevista” inserindo a data fim da nova prorrogação e anexar a portaria que prorroga o prazo.