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Como cadastrar as atividades?

Para possibilitar o acompanhamento da execução do PPE/IFCE, a Pró-reitoria de Ensino disponibilizou o projeto "Acompanhamento PPE" em sua ferramenta de gestão de projetos, utilizada também para outros fins neste setor.
Para utilizá-la para o acompanhamento do PPE, os usuários dos campi precisam seguir as orientações a seguir.

1. Acessar o endereço e logar-se

A ferramenta está disponível por meio do link http://gestaoproen.ifce.edu.br. Ao acessá-la, a tela inicial será mostrada. A partir da tela inicial estão disponíveis todos os documentos públicos da Proen, tais como: notas técnicas, notas informativas, memorandos circulares, entre outros. Para ter acesso a estes documentos não é necessário estar logado na ferramenta. Entretanto, para acessar o projeto "Acompanhamento PPE" é preciso logar-se utilizando as credenciais recebidas por e-mail. Para logar-se, basta acessar por meio do item "Entrar" no canto superior direito da tela.

Ao clicar-se no item "Entrar", aparecem os campos para que se digite seu login e senha. Cabe destacar que todos os usuários, participantes das comissões locais nos campi e cujo e-mails foram enviados à Proen, já estão cadastrados.

2. Acessar o projeto "Acompanhamento PPE"

Após logado o usuário tem acesso a um conjunto de projetos, que podem ser selecionados no canto superior direito da tela. Para esta ação, selecione o projeto "Acompanhamento PPE".

3. Acessar a aba ITENS

Após acessar o projeto, selecione a aba "Itens" para visualizar todas as atividades cadastradas. Cabe ressaltar, que alguns relatórios já se encontram consolidados no lado direito da ferramenta e os usuários podem criar seus próprios relatórios personalizados utilizando os filtros disponíveis.

4. Usando relatórios

O relatório "1. Atividades por Campus", por exemplo, permite a visualização de todas as atividades cadastradas (abertas ou fechadas) organizadas por campus. É importante frisar que a partir do canto inferior da tela é possível exportar os relatórios das atividades em pdf, xls ou csv.

5. Criando novas atividades

Para criar novas atividades, deve-se estar na aba "Itens" e clicar no caractere "+" e em seguida "Novo Item" no canto esquerdo da barra de menus. Ao fazer isso, aparece uma tela para que se insira os dados associado à nova atividade que está sendo cadastrada. A seguir, descreve-se o que deve constar em cada campo a ser preenchido:

  • Título: neste campo deve ser colocado um título sucinto da atividade. Como uma atividade representa uma ação, recomenda-se que os títulos iniciem com um verbo no infinitivo. ex. Realizar oficina sobre o tema "O Ensino Técnico e a Empregabilidade ". * Descrição: enquanto o título é sucinto, neste campo pode-se descrever os detalhes da atividade associada ou seja, a metodologia sobre como desenvolvê-la. * Início: data inicial da atividade * Data Prevista: data prevista para terminar a atividade * Versão: este campo serve para um planejamento macro, quando ainda não há clareza sobre as datas precisas em que as atividades serão executadas. Por exemplo, sabe-se que um conjunto de atividade deve ser executado em 2018/1, mas ainda não se planejou em detalhes. Assim, as datas de início e prevista podem ficam em branco e ao campo "Versão" deve-se atribuir o valor "2018 - 1o. Semestre". Isso fará com que estas atividades apareçam vinculadas a esta versão na aba "Planejamento". * Med Inter: deve ser selecionada a medida de intervenção correspondente a esta atividade sendo cadastrada. As medidas de intervenção podem ser consultadas na Aba Documentação * Fator: deve ser selecionado o fator vinculado à medida de intervenção selecionada * Atribuído para: nome do usuário do sistema (membro da comissão) responsável por fazer ou coordenar esta atividade * Responsável pela atividade: nome do responsável que realmente executará esta atividade (nem todo participante da execução do PPE é usuário do sistema).

No momento do cadastro ou a qualquer tempo, é importante que arquivos sejam anexados para comprovar a realização das atividades.

Após inserir todos os campos supracitados, clica-se no botão "Criar" para inserir esta atividade.

O campo "% terminado" deve ser atualizado na medida em que a execução da atividade está evoluindo. Quando a atividade termina, a situação deve ser mudada para "Encerrado".